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Apuntes de administración (II) *

SISTEMAS DE INFORMACION

En este sentido existen una serie de diferentes términos los cuales hacen referencia a este concepto: sistemas de información gerencial, sistemas de procesamiento de información, sistemas de información y de decisiones, etc. Esto refleja que no existe un acuerdo o un consenso sobre lo que con toda exactitud es un sistema de información para una empresa. Sin embargo, del estudio de las diferentes definiciones se puede llegar a la conclusión de que todas hacen referencia a aquel sistema de procesamiento de información basado en el computador que apoya las funciones de operación, administración, y toma de decisiones de una organización.

Davis y Olson (1989) lo definen ampliamente del modo siguiente: “Es un sistema integrado hombre usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de computación y software, procedimientos manuales, modelos para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y además una base de datos” (p.6).

Un sistema de información se puede aplicar para cumplir una gama de funciones en le empresa. Algunas de éstas pueden ser:

  • Mercadeo: Pronóstico de ventas, planeación de ventas, análisis de clientes y ventas.
  • Manufactura: Planeación de la producción, horarios, análisis de control de costos.
  • Logística: Planeación y control de compras, distribución, inventarios.
  • Personal: Planeamiento de los requerimientos de personal, análisis del desempeño, administración de salarios.
  • Finanzas y contabilidad: Análisis financiero, análisis de costos, planeación de los requerimientos de capital, medición del ingreso.
  • Procesamiento de información: Planeación del sistema de información, análisis de costo-efectividad.
  • Alta gerencia: Planeación estratégica, asignación de recursos.

PAPEL DE LAS COMPUTADORAS EN UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

La computación es importante para los sistemas de infoamción gerencial, en razón de que cubre temas tales como los algoritmos, software y estructura de los datos. En realidad los sistemas de información no son una extensión de las ciencias de la computación, sino una aplicación de ésta última. El área que estudia los sistemas de información corresponde a las ciencias de la administración, ya que los procesos fundamentales de los sistemas de información están más relacionados con los procesos organizacionales y la efectividad organizacional, que con los algoritmos computacionales. Sin embargo es gracias a la computación que los sistemas de información han tenido un más amplio desarrollo y un mejor desempeño en el ámbito de la empresa.

NECESIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACION

La información es un ingrediente vital para las operaciones y la administración de cualquier empresa. Así la información juega un papel fundamental en todos los procesos llevados a cabo dentro de la organización, por ejemplo, los oficinistas, primeramente, suministran el ingreso y control de los datos, los supervisores de primera línea lo usan para control operacional e informes detallados de excepción, la gerencia para informes especiales y estudios empleando con frecuencia personal especializado para manejar los modelos de decisión y para llevar a cabo los análisis.

LA EXPLOSION DE LA INFORMACION

En nuestros días se da una serie de fenómenos que han variado radicalmente los procedimientos tradicionales de trabajar en las empresas: el crecimiento de los negocios, el aumento que se da actualmente en la complejidad de los mercados y los distintos sistemas, los constantes cambios de las economías y las sociedades modernas, las nuevas tendencias de la administración (calidad total, reingeniería, etc.), la mayor competencia y competitividad de las empresas, la apertura comercial y la globalización, entre otros son algunos de los principales elementos que han vuelto a las organizaciones en estructuras más complejas, y por ende con mayores necesidades de información, tanto de su entorno como de sí mismas. Así la información se ha convertido en un nuevo recurso, es un factor determinante de la capacidad de competir, incluso de subsistir.

Esta tendencia, contrario a estancarse o estabilizarse, cada día se acentúa más, y entonces los sistemas de información juegan un papel básico para que un empresa pueda mantenerse y crecer, ser competitiva, en fin, para que pueda cumplir sus objetivos dentro de las vulnerables condiciones a las que se enfrenta.

EL RITMO RAPIDO DEL CAMBIO

Los sistemas de información están íntimamente relacionados con el campo de la computación, el cual evoluciona a una velocidad impresionante. Las computadoras que eran novedad hace pocos meses ya están ampliamente superadas por otras. Tanto a nivel de hardware como de software esta tecnología avanza a un ritmo creciente, ofreciendo así novedosos métodos y sistemas para la solución de problemas, para el manejo de la información, para la obtención de nueva información, para reducir los costos, en fin, para solventar cualquier cantidad de necesidades.

Hace algunos años las empresas necesitaban de grandes archivadores, pero poco a poco todas esas grandes cantidades de papel son procesadas más rápida y eficientemente por las nuevas tecnologías. Las comunicaciones evolucionan vertiginosamente, de forma que el fax, el correo electrónico, las redes informáticas, etc., han variado sensiblemente los modos de operar a nivel de las organizaciones.

LA CRECIENTE COMPLEJIDAD DE LA ADMINISTRACION

Actualmente ya nadie debate si la realidad es cambiante o no, sino que la pregunta ahora gira en torno a la velocidad con lo que lo hace, ya que ésta es creciente, es decir, cada día el mundo cambia con mayor rapidez. Esto tiene una serie de grandes implicaciones para los gerentes, la cual es la creciente complejidad de la toma de decisiones a todo nivel de la organización.

A lo anterior podemos agregar que sea cual sea la decisión que se vaya a tomar, siempre ésta debe estar fundamentada en información, la cual sirve no sólo de justificación para lo que se hace, si no también juega un papel vital como orientadora de esas decisiones.

En vista de los dos argumentos presentados, se puede afirmar, sin lugar a dudas, que la administración de hoy en mucho más compleja que la hace poco tiempo, y que la del futuro será aún más compleja.

LA INTERDEPENDENCIA DE LAS UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

Un sistema de informacióm se puede describir como una estructura piramidal, en la cual la parte inferior comprende la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc. El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las decisiones diarias de control. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de deciciones relacionadas con el control administrativo. El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de políticas en los niveles más altos de la administración. Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos sumnistrados por los niveles más bajos, sin embargo también pueden introducirse nuevos datos.

ADMINISTRACION SISTEMATICA

Como se mencionó en la respuesta anterior el proceso administrativo constituye el mecanismo mediante el cual se expresa la administración de la organización, la cual es un sistema. En otras palabras, el proceso administrativo se encarga de un sistema, de forma que la relación que existe es sumamente estrecha.

La organización es un sistema abierto y social, y como lo menciona Argyris (ciatdo por Chiavenato) posee como organización viva las siguientes características esenciales:

  1. Pluralidad de las partes,
  2. Mantenimiento de las partes mediante actividades formales e informales unidas a la autoridad y al control,
  3. Alcance de un objetivo específico,
  4. Adaptación al ambiente externo, y
  5. Mantenimiento del estado de intercorrelación de las partes.

Como puede verse esas características de la organización coincide con las características citadas de un sistema abierto, ya que las partes pueden ser entendidas como las personas o secciones de la organización (que son sistemas a su vez), el proceso de mantenimiento citado puede asociarse con el de entropía negativa, y la adaptación con el ambiente externo confirman que es un sistema abierto.

Es de ese modo que la estructura de la organización se expresa en términos de sistemas, y en consecuencia la relación entre las administraciones citadas.

MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD

La información es un ingrediente vital para las operaciones y la administración de cualquier empresa. El alcance de un sistema de información formal en una organización está limitado por los datos que se puedan obtener, el costo de su obtención, el procesamiento, el almacenamiento de los datos, el costo de la recuperación y la distribución, el valor de la información para el usuario, la capacidad del hombre para actuar sobre la información. Un sistema de información gerencial basado en el computador se diseña tanto para reducir los costos como para incrementar las capacidades del procesamiento de información organizacional, redundando estos dos últimos aportes en el mejoramiento de la productividad, al disminuir costos, liberando recursos, y brindando información, la cual puede ser considera un recurso más.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Los distintos sistemas de información pueden ser vistos desde tres diferentes perspectivas o tipos distintos de subsistemas:

  • Subsistemas de la función organizacional: El sistema de información se ve como un conjunto de sistemas de información que depende de la separación de las funcionales organizacionales. Subsistemas:
    • De mercadeo
    • Manufactura
    • Logística
    • Personal
    • Finanzas y contabilidad
    • Procesamiento de información
    • Alta gerencia
  • Subsistemas de actividades: Los subsistemas pueden realizar una o varias actividades de acuerdo con las funciones organizacionales. Subsistemas:
    • Procesamiento de transacciones
    • Control operacional
    • Control administrativo
    • Planeación estratégica

El sistema de información desde el punto de vista del usuario:

Consiste en determinar los principales usuarios del sistema.

• Personal de oficina
• Primer nivel de administradores
• Personal de especialistas
• Gerencia

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

Cuando se presentó el concepto de un sistema de información gerencial por primera vez, muchos proponentes visualizaron un sistema único altamente integrado con el que se lograría el procesamiento conjunto para todas las funciones de la organización. Otros sistemas de cuestionaron si era posible un diseño adecuado a los sistema de información basados en el computador para apoyar la planeación gerencial y las funciones de toma de decisiones, especialmente para la planeación estratégica.

Con el paso del tiempo se demostró que el concepto de un sistema único altamente integrado era demasiado complejo para ser puesto en marcha. El concepto de sistema de información gerencial es ahora una “federación” de subsistemas, desarrollado e implementado de acuerdo con las necesidades, de tal manera que conforme un plan conjunto de estándares y procedimientos para el sistema de información gerencial.

Así en lugar de un sistema de información gerencial simple y global, una empresa puede tener varios sistema de información los cuales están al servicio de las necesidades administrativas en distintas formas.

SISTEMAS DE APOYO PARA LA DECISION

Un sistema de apoyo a las decisiones es una aplicación de un sistema de información para brindar soporte al proceso de toma de decisiones. Este sistema tuende a utilizarse en la planeación, en el análisis de alternativas, y en el ensayo y el error para la búsqueda de soluciones. Generalmente operan a través de diálogos interactivos con el usuario basados en terminales e incorporan una variedad de modelos de decisión.

SISTEMAS DE INFORMACION PARA OFICINA

Este tipo de sistemas se emplea, por ejemplo, en el manejo de transacciones, proceso de ingreso de datos, respuestas a preguntas, etc., ya que el personal de oficina es el responsable por el ingreso y control de los datos en lugar de ser usuarios primarios de los resultados del sistema. El trabajo del personal de oficina se puede modificar significativamente cuando el procesamiento de transacciones, se cambia del sistema manual al sistema computacional, especialmente si el sistema es empleado en línea.

SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTARIZADOS

El empleo de computadoras en la solución de muchos problemas organizacionales ha aumentado rápidamente, así su desarrollo ha afectado la estructura y el diseño de los sistema de información gerencial. El usuario está equipado con terminales o con computadores personales y un software para el acceso a los datos, el desarrollo de modelos y para llevar a cabo el proceso de la información de manera directa. Este desarrollo, hecho posible por el aumento de la potencia y la disminución en los costos de la tecnología, es una fuerza significativa para cambiar la forma como se organizan, suministran usan los recursos de la información.


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* Esta información fue recopilada por Lic. Gabriel Leandro, MBA y es un breve resumen del tema. Si desea más información, le invitamos a contratar nuestros servicios de capacitación (ver lista de cursos abiertos en este momento - clic aquí).

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