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Apuntes de administración (III) *

LA TEORIA DE SISTEMAS

Para Fernández la teoría de sistemas es “el resultado de la integración de métodos y conceptos homogéneos desarrollados por ciencias de diverso contenido, a los que se trata de unificar reduciéndolos a modelos formales de validez generalizada”, es así como esta teoría permite analizar la organización dentro de un marco más complejo y dinámico. Esto ya que se da una sinergia entre los distintos componentes de la empresa, que son vistos entonces como subsistemas y las relaciones con el ambiente que rodea al negocio como otro sistema.

Resulta necesario dejar claro el concepto de lo que es un sistema. Para Chiavenato un sistema es “un conjunto de elementos dinámicamente relacionados que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo o propósito operando sobre datos/energía/materia tomados del medio ambiente que circunda el sistema en una referencia de tiempo dada para proporcionar información/energía/materia”. Esta concepción es básicamente la de un sistema abierto, que se caracteriza por una entropía negativa, o bien que se interrelaciona fuertemente con el ambiente que le rodea.

Desde este punto de vista la organización es un sistema abierto cuyos inputs (recursos humanos, información, tecnología, insumos, maquinaria y equipo, recursos financieros, etc.) son tomados del ambiente que la rodea, y en el cual se da un proceso de transformación que permite la exportación de determinados outputs (bienes y servicios, personas, información, ganancias y pérdidas, etc.).

SUPRASISTEMAS Y LOS SUBSISTEMAS

Cuando los componentes de un sistema son además otros sistemas en sí se dice que estos últimos son subsistemas, y el sistema, que contiene a los subsistemas, es entonces un suprasistema. Así para mencionar algunos ejemplos:

• Una organización es un suprasistema el cual está compuesto por una serie de sistemas que pueden ser los distintos departamentos y áreas que lo componen: producción, finanzas, compras, mercadeo y ventas, recursos humanos, etc.
• Cada una las áreas de la empresa a su vez está integrada por otros sistemas: las personas (microsistemas). Es así como cada sección es un suprasistema compuesto por otros sistemas que son sus empleados.
• Cada persona a su vez puede ser vista como un sistema tanto por sus relaciones a nivel social y laboral como a nivel fisiológico.

CIBERNETICA

El término cibernética tiene diversas acepciones:

• Etimológicamente se origina del griego “kybernetes”, que significa piloto.
• El término fue empleado por el matemático Norbert Wiener para referirse al control de aparatos y máquinas mediante procedimientos electrónicos.
• En el ámbito científico se le ha considerado como el estudio del funcionamiento de las conexiones nerviosas de un animal y de las transmisiones eléctricas con respeto a las computadoras modernas.
• Por analogía el término ha sido aplicado a la teoría de los sistemas, esto en lo relacionado con la regulación de los sistemas sociales, es así como es mencionado como uno de los aspectos componentes de la administración de recursos humanos.

SISTEMAS CERRADOS Y ABIERTOS

Los sistemas abiertos son aquellos que mantienen importantes relaciones con su entorno, mientras que los sistemas cerrados son autónomos, es decir, sus relaciones con el ambiente son mínimas. El sistema abierto lleva a cabo un proceso de importación/conversión/exportación en el cual recibe del medio insumos, energía, etc. los cuales son transformados y luego devueltos a entorno en forma de productos, servicios, etc.

Las organizaciones constituyen sistemas abiertos y en términos generales se puede decir que comparten las siguientes características generales:

• Importación/transformación/exportación de energía: el sistema importa insumos que son procesados para ser exportados como productos, esta es la base de su interacción con el ambiente.
• Los sistemas como ciclos de eventos: La organización está estructurada como un conjunto de eventos recurrentes, siendo éste un concepto más dinámico que estático.
• Entropía negativa: este es el proceso por medio del cual el sistema se mantiene “vivo” y no se extingue o se desintegra, permitiéndole esto seguir transformando energía y por lo tanto el sistema continúa existiendo.
• Información como insumo, retroinformación negativa y proceso de codificación: La información con respecto al ambiente y al funcionamiento del mismo sistema se constituyen en un insumo más, y la retroalimentación va a constituir lo que va a permitirle al sistema mantener su dirección correcta. El proceso de codificación es el mecanismo que va a seleccionar que información va a ser aceptada y cual rechazada.
• Estado firme y homeóstasis dinámica: El sistema va a buscar un flujo continuo y estable del proceso de importación y exportación que establece con su ambiente, en este sentido la homeóstasis va a mantener estable su “temperatura”, trayendo como consecuencia que el sistema no caiga en un proceso entrópico.
• Diferenciación: Dentro de la estructura compleja del sistema se da un proceso de diferenciación en el cual se da una división de las funciones a realizar.
• Equifinalidad: Aunque se den diferentes situaciones iniciales el sistema tratará de mantener su estado firme y alcanzar el resultado deseado.
• Límites o fronteras: Aunque un sistema abierto mantiene importantes relaciones con su entorno, éstas tienen límites, los cuales regulan esas relaciones citadas.


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